Ура! Вы нашли работу в это непростое время? Мои самые искренние поздравления! Теперь трудиться, трудиться и трудиться! А что является одним из самых распространенных способов коммуникации в современном мире? Правильно! Электронная почта. В этом посте я хочу дать 12 рекомендаций, собранных из разных источников, как писать электронные письма и при этом не выглядеть непрофессионально.

1.  Помечать письма, как срочные, когда они таковыми не являются

Если вы будете постоянно отправлять все свои письма с пометкой «Важно», очень быстро люди совсем перестанут на них реагировать.

2.  Постоянно использовать функцию «ответить всем»

Используйте эту функцию только в тех случаях, когда ваш ответ действительно предназначен для всех. Мало, что раздражает сильнее, чем читать письма, которые никак не относятся к выполнению ваших профессиональных обязанностей.

3.  Слишком неформальный тон

Само собой разумеется, что ваш тон должен соответствовать вашим отношениям с человеком, которому вы пишете письмо, но, тем не менее, избегайте панибратства.  Это может выглядеть очень непрофессионально. Обращайте внимание на использование смайликов, восклицательных знаков, различных «милых» шрифтов и определенных сокращений. Не каждый знаком со всеми сокращениями, особенно, если человек, которому вы пишете, другого поколения или из другой языковой среды.  

4.  Слишком «сухой» язык

С другой стороны, добрый тон и энтузиазм тоже важны, особенно в письменной речи, где невозможно увидеть эмоции и услышать интонацию. Если вы перечитываете свое письмо и ловите себя на мысли, что такое же письмо могло быть сгенерировано автоматически, возможно, вы переусердствовали. Это, все—таки, человеческое общение. 

 

5.  Избегайте скрытых копий

Если получатель видит, что его добавили в скрытую копию, у него сразу возникает неприятное ощущение какой-то непонятной тайны. Такой человек не знает с какой целью вы это сделали, кого еще вы добавили в такую же копию, кого и он не видит и вообще это вызывает много вопросов и неприятных мыслей. Если вам просто необходимо, чтобы этот человек знал информацию, указанную в вашем письме, но при этом не выглядел прямым участником такого разговора, отправьте данное письмо ему отдельно с вашим объяснением, почему вы поступаете именно таким образом.

6.  Размытая Тема письма

Тема письма, из которой совершенно неясно, о чем в письме идет речь – это плохой тон. Кроме того, шанс, что такое письмо прочтут быстро, очень мал. Такие темы, как «Привет», «Это я» или «Инфо» тоже не выглядят очень срочными и приглашающими к прочтению. Старайтесь, чтобы из темы письма было понятно, о чем в нем идет речь.

7.  Выражение раздражения или агрессии

Если вы уже долго ждете ответа или какого-то решения, то, вполне естественно, что вы можете испытывать раздражение и желание это самое раздражение высказать. Не делайте этого. Люди чаще запоминают электронные письма именно такого характера.

Если вы пишите важное письмо, то после его написания лучше сохраните его в Черновиках и отложите до следующего дня или, хотя бы, до перерыва. Перечитайте письмо снова, когда эмоции улягутся. Скорее всего, вы что-то исправите и, тем самым, избежите ненужных резких слов.

8.  Использование заглавных букв

ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ ВЫГЛЯДЯТ АГРЕССИВНО И ПОХОЖИ НА КРИК. Вряд ли их неуместное использование приведет к нормальному конструктивному диалогу.  

9.  Многочисленные опечатки

Опечатки случаются, особенно, если вы пишите с телефона. Но, если видно, что это не просто опечатка или их слишком много, это выглядит очень непрофессионально.  

 

10.             Письма, отправленные в 3 часа утра

Конечно, может случиться, что вам не спится ночью или неожиданно пришла в голову очень хорошая идея и вы решили срочно поделиться ею с коллегами или клиентами. К сожалению, у читающего такой порыв энтузиазма может вызвать разные странные ассоциации, среди которых ассоциации с трудоголиками, алкоголиками или разного рода  наваждениями.  

Сохраните такое письмо в Черновиках и перечитайте утром на свежую голову перед отправкой.

11.             Слишком длинные письма

Люди, чаще всего, читают письмо в течении нескольких секунд, а то и вовсе просто сканируют его. Имейте это в виду при написании письма. Не используйте длинных абзацев. По возможности пишите тезисы, выделяйте важную информацию визуально.

12.             Использование электронного письма для всего на свете

Не обязательно все отправлять по средством электронного письма. Для каждой ситуации есть свой, наиболее подходящий инструмент. Не забывайте об этом. Общайтесь друг с другом чаще. Ничего в этом мире не может заменить живого общения с его атмосферой, эмоциями, жестами и мимикой.